Branche

Institution aus dem Gesundheitswesen

Situation/Auftrag

Innerhalb einer Abteilung kommt es zu einer Umstrukturierung, bei der die Aufgabenverteilung nicht mehr vom Vorgesetzten erfolgt, sondern durch Koordinatoren. Das Team und die zu bewältigenden Arbeiten sind in den letzten Jahren sehr stark gewachsen. Ziel war es sicher zu stellen, dass die Abläufe trotz hohen Volumens weiterhin effizient und korrekt abgearbeitet werden können. Die Koordinatoren sollen sozusagen einzelne  Arbeitspakete an Personen delegieren, die über Kapazitäten verfügen und sich auch damit auskennen. Dadurch entstanden aber auch Befürchtungen im Team, ob es sich bei den Koordinatoren um eine neue Führungsebene handelt. Es entstanden Fragen, wie: Ist die Person mir weisungsbefugt? Handelt es sich um einen neuen Vorgesetzten? Oder ändert sich dadurch sogar meine Arbeitsorganisation? Es herrschte allgemeine Irritation.

Vorgehensweise und InhalteKnobelaufgabe - Sin Obelisk

Zu Beginn reflektieren die Teilnehmer ihre persönliche Situation, indem sie schildern mit welchen Gedanken Sie zum Workshop gekommen sind und mit welchen Gedanken sie gehen möchten. Über diesen Ist- Soll-Abgleich ließen sich sehr gut die momentane Stimmung und die Erwartungshaltung festhalten.

Danach wurde innerhalb der Gruppen eine Knobelaufgabe (Sin-Obelisk) gelöst. In der Aufgabe namens „Sin Obelisk“ erhielten die Gruppenmitglieder verschiedene Informationen die nur im Zusammenhang einen Sinn ergeben. Es gilt dabei wichtige von unwichtigen Informationen zu unterschieden, auch alle Personen mit einzubeziehen und den Lösungsprozess sinnvoll zu moderieren. Nach dieser Aufgabe folgte die Analyse der internen Zusammenarbeit. Wer hat was gesagt und welche Auswirkung hatte dies auf die Gruppe und das Ergebnis?

Daraus wurden wichtige Regeln für ein gegenseitiges Miteinander abgeleitet. Neben dem Was der Kommunikation, wurde auch das Wie besprochen, d.h. neben inhaltlichen Aspekten, war ein weiteres zentrales Thema der Umgang miteinander. Jeder Teilnehmer brachte seine persönlichen Vorstellungen ein. Dieser offene Austausch  bildete die Basis, um weitere konkrete inhaltliche Fragestellungen bearbeiten zu können, wie die Definition von Zuständigkeitsbereichen, der Abgleich der Meetings oder die Prüfung von Informationsschnittstellen.

Ergebnisse und Fazit

Durch die Abfrage der Erwartungshaltung der Teilnehmer, konnten die noch zu klärenden Punkte schnell definiert werden. Der Bereichsleiter konnte somit die nötigen Hintergrundinformationen liefern und gezielt auf bestimmte Befürchtungen eingehen sowie für Klarheit sorgen. Bei der Knobelaufgabe und der anschließenden Analyse der Zusammenarbeit kamen die Teilnehmer zu einem wichtigen Entschluss, nämlich dass neben den Ansprüchen und Forderungen an Andere immer auch abzuklären ist, was der eigene persönliche Anteil ist. Was kann ich selber tun, damit ich zufriedener mit der Situation bin? Wie ist eigentlich mein Verhalten zu  bewerten?

Resonanzen der Teilnehmenden im Anschluss

Das Feedback fiel sehr positiv aus, da grundsätzliche Punkte im Arbeitsalltag offen in der Gruppe geklärt werden konnten. Hervorzuheben ist hier vor allem die Moderation der beiden Trainer, welche Freiräume für Diskussionen schufen, aber auch an schwierigen Stellen den Fokus auf das Ziel behielten. Selbst die anfänglichen Bedenken bzgl. der Umstellung konnten aus dem Weg geräumt werden, da durch die offene Atmosphäre ein vertrauensvoller Austausch im gesamten Team ermöglicht wurde.

 
 

Teamworkshop bei Umstrukturierung