Projektmanagement-Beratung

Unsere Vorgehensweise:

Informationen der Mitarbeiter über anstehende Maßnahmen - Informationskampagne
Analyse des Ist-Zustandes
Aufzeigen des Verbesserungspotentials
Kick-Off-Workshop für Projektleiter
Projektleiter-Trainshops
Erstellung Firmen-Projektmanagement-Handbuch
Projektmanagement-Arbeitsgruppen (PM-AG's)
Bereichleiter-Reportings
Schulungen für Mitarbeiter
Workshops, Konfliktmoderationen
Standardisierung der Projektmanagement-Software
Inhalte des Projektmanagementhandbuchs
MS-Project
Der Prozess im Überblick  


Information der Mitarbeiter über anstehende Maßnahmen - Informationskampagne

An diesem Informationstag wird das Prozessbegleitungskonzept zur Einführung eines firmenspezifischen Projektmanagements vorgestellt. Diese Veranstaltung sollte vor Beginn sämtlicher Maßnahmen stattfinden und durch die Führungsriege unterstützt werden. Ziel ist die Transparenz im Unternehmen und eine gemeinsame Ausrichtung. Wir empfehlen, die Belegschaft in regelmäßigen Abständen über den Fortschritt des Prozesses, erste Ergebnisse und Standardisierungen sowie die strategische Ausrichtung zu informieren.

 

Analyse des Ist-Zustandes

Um das Prozessbegleitungskonzept spezifisch auf die Anforderungen des Unternehmens auszurichten, werden wir zunächst den Ist-Zustand analysieren. Neben den sogenannten "hard facts" werden wir auch die "weichen Faktoren" unter die Lupe nehmen. Neben der Ermittlung des Schulungsbedarfs werden wir folgende Schwerpunkte analysieren:

Die Daten werden einerseits durch Gespräche mit Projektleitern, Projektmitarbeitern aus verschiedenen Bereichen, mit den Führungskräften sowie mit Externen und andererseits durch Einsicht Unterlagen, Daten, Berichte und Mitarbeiterbefragungen eruiert. Zudem empfehlen wir 1-2 Schattentage, an welchen sich unsere Berater wie "Schatten" durch das Unternehmen bewegen und Beobachtungen zur Arbeitsweise und Verhalten notieren.
 

Aufzeigen des Verbesserungspotentials

Die Ergebnisse der Ist-Analyse werden in einem Bericht zusammengefasst. Dieser enhält zudem unsere Empfehlungen zur weiteren Vorgehensweise. Wir präsentieren die Ergebnisse in einem Strategie-Workshop und legen gemeinsam mit dem Auftraggeber fest, was mit welcher Priorität umzusetzen ist. Wir erstellen daraufhin einen detaillierten Projektplan für die Prozessbegleitung mit Meilensteinen, Terminen, Ressourcen und Kosten. 

 

Kick-Off-Workshop für Projektleiter

Da die Projektleiter langfristig unterstützt werden sollen, empfehlen wir eine eintätige Kick-Off-Veranstaltung. Themen sind: Ziele der angestrebten Maßnahmen, gegenseitiges Kennen lernen, Vorstellung unserer Arbeitsweise, Ermittlung: Was läuft schon gut? was läuft noch nicht so gut? Wo erwarten die Projektleiter Unterstützung? Wo besteht unmittelbarer Qualifizierungsbedarf? Vorstellung des Konzeptes mit Projektplan und Meilensteinen, erste Terminabsprachen, etc.

 

Projektleiter-Trainshops

Wir verstehen unter Trainshops eine Kombination aus Training und Workshop: Inhalte werden vermittelt, Verhaltensweisen trainiert und gleichzeitig auf Praxisrelevanz geprüft. In den Trainshops werden ausgehend von den klassischen Projektmanagementinhalten gemeinsam mit den Projektleitern firmenspezifische Standards entwickelt. Diese können dann entweder in Arbeitsgruppen oder von Thiel & Partner detailliert ausgearbeitet werden. Die Ergebnisse werden sowohl in den Reportings dem Auftraggeber zur Entscheidung vorgelegt, als auch auf den darauf folgenden Trainshops vermittelt. Sie gehen dann in das Firmen-Projektmanagementhandbuch ein. Somit stellen wir sicher, dass die Inhalte des Projektmanagementhandbuchs spezifisch auf das Unternehmen ausgerichtet sind und auch gelebt werden. Wir empfehlen in die Trainshops alle Projektleiter mit einzubeziehen. Diese werden sich regelmäßig alle 2 Monate treffen. Trainer/ Berater von Thiel & Partner begleiten das PL-Team kontinuierlich. Die Trainshops sind zweitägige Veranstaltungen, die folgende Themen umfassen: Präsentation des Projektstatus, Problemlösung, moderierte, kollegiale Supervision, Vermittlung und Training von Projektmanagementinhalten, Ableitung von Firmenstandards, Erstellung von Checklisten, Information über Umsetzungsfortschritt, etc. Wenn Sie es wünschen, erstellen wir spezielle PM-Ordner mit folgenden Inhalten: Teilnehmerunterlagen der Trainshops, Dokumentationen, Arbeitsaufträge, zu klärende Punkte, Ergebnisse aus den PM-AG's, etc.


Erstellung Firmen-Projektmanagement-Handbuch

Wir erstellen gemeinsam mit Ihnen ein firmenspezifisches Projektmanagement-Hansbuch. Dessen Inhalte sollen nicht nur abgelegt, sondern auch gelebt werden. Grundlage dafür ist die Erarbeitung der Inhalte in den Trainshops bzw. PM-AG's und das Abfordern der Inhalte durch die Vorgesetzten.

 

Projektmanagement-Arbeitsgruppen (PM-AG's)

Wir empfehlen die Einrichtung von Projektmanagement-Arbeitsgruppen, die nach Themen zusammengestellt werden, welche im Trainshop identifiziert werden. Diese Arbeitsgruppen (3-4 Projektleiter) sollen sich bei Bedarf alle 14 Tage für max. einen halben Tag treffen, um Inhalte und Standardisierungsvorschläge detailliert auszuarbeiten. Diese werden dann im BL-Reporting vorgestellt, zur Entscheidung gebracht, in den nächsten Trainshops implementiert und im PM-Handbuch abgelegt. Thiel & Partner moderiert und begleitet die PM-AG's auf Wunsch des Auftraggebers. Alternativ zu den PM-AG's können die Inhalte auch durch Thiel & Partner spezifiziert aud ausgearbeitet werden.

 

Bereichleiter-Reportings

Auf dem ersten BL-Reporting wird das Personalentwicklungskonzept präsentiert, Projektmanagementtools vorgestellt und Strategien zur Umsetzung erarbeitet. An den weiteren BL-Reporting-Tagen, die mindestens einmal in 2 Monaten stattfinden sollten, werden folgende Punkte bearbeitet: Vorstellung der Ergebnisse aus den Trainshops, Evaluation der gelaufenen Maßnahmen, Input zu Projektmanagementtool, Entscheidung über Standardisierungen und zur weiteren strategischen Ausrichtung.

 

Schulungen für Mitarbeiter

Um ein auf die Bedürfnisse der Belegschaft zugeschnittenes Personalentwicklungskonzept zu erarbeiten, werden wir einzelne Mitarbeiter nach Ihrem Qualifizierungsbedarf befragen. Die Ergebnisse werden ausgewertet und mit dem Auftraggeber besprochen. Daraus erarbeiten wir dann das
Personalentwicklungsangebot. Die Themen werden in der Ist-Analyse identifiziert.

 

Workshops, Konfliktmoderationen

Aufgrund unserer Erfahrungen schlagen wir vor, ein Kontingent für Workshops (Bereichsspezifische, Projektteams, Projektteams und Externe, etc.) zu vereinbaren. Auch Konfliktmoderationen können während der langfristigen Prozessbegleitung notwendig sein. Thiel & Partner unterstützt Sie dabei.

 

Standardisierung der Projektmanagement-Software

Wir können Sie auch bei der Standardisierung der Projektmanagement-Software, bei der Vereinheitlichung der Ablage und des Dokumentenmanagementsystems sowie des Berichtswesens unterstützen. Dies sollte aus unserer Sicht in die Prozessbegleitung mit einbezogen werden, da wir so eine Standardisierung in der Anwendung des Projektmanagements sicherstellen können.

 

Inhalte des Projektmanagementhandbuchs

Die folgenden Inhalte können Bestandteil des Projektmanagementhandbuchs sein. Der Detaillierungsgrad muss noch genauer mit dem Auftraggeber abgestimmt werden.

Gegenstand und Umfang

  • Ziele und Grundsätze des Projektmanagements
    • Ziele
    • Kurze Definition des Projektes
    • Projektkategorien
  • Projektorganisation
    • Projektorgane
    • Rechte und Pflichten der Projektorgane
    • Vorgehensmodell nach Projektkategorien
      • Projektphasen
      • Akquisitionsphase
      • Startphase
      • Ausführungs- und Controllingphase
      • Abschlussphase
  • Elemente der Projektplanung
    • Projektplanungsgrundsätze
    • Projektpläne
    • Projektstrukturpläne
    • Ressourcenpläne
    • etc.
  • Elemente der Projektsteuerung
    • Controlling
    • Meetings
    • Berichtswesen
    • Meilensteintrendanalyse
    • Eskalationsverfahren im Fall von Arbeitspaket-Verzögerungen
  • Projektmanagementtools
    • Verwendung von MS-Project
    • Verwendung sämtlicher Projekttools und -templates
  • Risikomanagement
  • Änderungsmanagement
  • Anlage: Checklisten

MS-Project

  

Der Prozess im Überblick

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Vorgehensweise